OD Flash | Enquête de mesure de la diversité au travail par l’employeur : la CNIL publie un projet de recommandation

Projet de recommandation – Enquêtes de mesure de la diversité au travail

La diversité est un enjeu majeur pour les employeurs et sa mesure au sein des effectifs est un outil utile dans le cadre de la promotion de l’égalité des chances. Cependant les enquêtes de mesures de la diversité, bien que légales, nécessitent des précautions particulières afin de protéger les données personnelles et de garantir le respect à la vie privée des salariés et agents.

L’encadrement de ces enquêtes n’est pas nouveau. En 2012 déjà, le Défenseur des Droits et la CNIL publiaient un guide intitulé « Mesurer pour progresser vers l’égalité des chances » afin d’apporter des réponses claires.

Le 9 juillet 2024, la CNIL a soumis une recommandation à consultation publique. Tous les acteurs concernés, employeurs comme salariés, peuvent participer à la consultation ouverte jusqu’au 13 septembre 2024 afin de faire part de leur avis concernant le projet de guide.

Dans le cadre de cette consultation, la CNIL a publié un projet de recommandation guidant la mise en place d’enquêtes de mesure de la diversité au travail.

Ce guide reprend les bonnes pratiques à mettre en place lors de ces enquêtes :

1. Limiter la quantité des informations collectées

La CNIL conseille aux employeurs de limiter le nombre de données récoltées. Les questions à choix multiples sont à privilégier aux zones de commentaires libres, afin d’encadrer la quantité d’informations reçues et les risques d’identification.

De plus, la récolte de certaines données est exclue. Dans sa décision n° 2007-557 DC du 15 novembre 2007, le Conseil constitutionnel interdisait les questions concernant l’origine ethnique ou la race des interrogés. Des questions subjectives sur le ressenti des salariés peuvent être posées, toutes précautions gardées.

2. Protéger l’anonymat des salariés et agents interrogés

La CNIL rappelle que les résultats collectés doivent être anonymes, et qu’aucune donnée ne doit permettre d’identifier le salarié (numéro de téléphone, date de naissance, etc.). Lorsque le questionnaire est réalisé en ligne, il est donc bon d’exclure le recours à des identifiants personnels.

Le recoupement des questions ne doit pas non plus rendre possible l’identification de l’interrogé. La CNIL préconise alors des formulations de questions très larges. Demander la tranche d’âge est préférée à l’âge précis.

Lorsque l’anonymat peut être obtenu, les données collectées ne sont plus soumises à la réglementation en matière de protection des données, car celles-ci ne revêtent plus de caractère personnel.

En tout état de cause, il n’est pas toujours possible d’obtenir l’anonymisation des données, notamment dans le cas de petites structures. Cela ne rend pas l’enquête illicite, mais des garanties doivent être mise en place (anonymisation des résultats avant leur diffusion).

3. Garantir le caractère volontaire et le consentement des participants

Afin de respecter les droits et libertés des salariés, il est nécessaire d’assurer le caractère facultatif et volontaire de leur participation. Le volontariat doit être libre et aucune contrainte ne peut être exercée. Il doit être constitué par un acte positif, comme le fait de suivre un lien. Le refus de participation ne peut pas être sanctionné.

La collecte des données sensibles (art. 9 du RGPD) est en principe proscrite. Cela concerne notamment :

l’appartenance syndicale

la santé

l’opinion politique,

etc.

Lorsque ces enquêtes concernent des données sensibles, l’interdiction de les collecter peut être levée par le consentement explicite du salarié. Le consentement doit être manifesté par un acte positif clair, comme le fait de cocher une case.

4. S’assurer de la finalité légitime de l’enquête de mesure

La CNIL précise qu’un équilibre doit être trouvé entre l’intérêt poursuivi par l’employeur et le droit au respect de la vie privée des salariés. La finalité de la collecte de données à caractère personnel doit être déterminée, explicite et légitime. L’enquête doit avoir pour seul but l’amélioration de l’égalité des chances au travail et la mise en place d’actions collectives.

Une collecte des données personnelles qui mènerait à des décisions individuelles concernant les salariés constituerait un détournement de finalité.

5. Recourir à un tiers de confiance

Le recours à un tiers de confiance administrant l’enquête n’est pas une obligation légale. Cependant, faire appel à un prestataire permet de garantir la sécurité et la confidentialité des données recueilles. L’employeur aura alors accès aux résultats de l’enquête et non aux données collectées, garantissant l’anonymat des salariés participants.

Le projet de recommandation suggère également de :

définir les responsabilités de traitement (le responsable de traitement, le sous-traitant, les responsables conjoints de traitement) ;

définir les durées de conservation ;

réaliser une analyse d’impact sur la protection des données.

Cette liste de mesure reste non-exhaustive. Elle est extraite du projet de la CNIL qui donnera lieu, à la suite de la consultation publique, à la publication d’une recommandation définitive.