A la suite d’une consultation publique lancée au mois de septembre 2021, et de la publication d’un projet de guide au mois de novembre 2021, la CNIL a publié un guide définitif afin d’accompagner les professionnels pendant le recrutement.
Ce guide présente les règles relatives à la collecte, au traitement, à la protection, et à la conservation des données personnelles récupérées lors du processus de recrutement, dans le but de permettre aux recruteurs de se mettre en conformité avec les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Ce guide est identique dans sa composition au projet de guide de novembre 2021, mais la CNIL apporte des précisions sur de nombreux sujets. Entre autres :
- Sur la notion de donnée sensible : selon le RGPD, les données relatives à la santé constituent des données sensibles. La CNIL estime que la reconnaissance de travailleur handicapé constitue une donnée relative à la santé, allant ainsi à l’encontre de la jurisprudence du Conseil d’Etat ;
- Sur les différentes durées de conservation des données dans le cas où le candidat n’est pas retenu par le recruteur, la durée de conservation varie en fonction de la finalité visée. Ainsi, 3 hypothèses se distinguent :
- Le recruteur souhaite conserver les données dans le but d’expliquer au candidat les raisons de son refus : ces données ne devraient pas être conservées pour une durée supérieure à 3 mois à compter de la fin du processus de recrutement ;
- Le recruteur souhaite conserver les données du candidat dans l’idée de le recontacter en cas de nouvelle opportunité professionnelle : après avoir recueilli le consentement du candidat, ces données ne devraient pas être conservées pour une durée supérieure à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat ;
- Le recruteur conserve les données à des fins probatoires afin de se prémunir contre une éventuelle action pour discrimination à l’embauche : ces données ne devraient pas être conservées pour une durée supérieure à 5 ans à compter de la clôture du processus de recrutement.